Har du sikkerhetskopi av Office 365-dataene dine?

Den umiddelbare reaksjonen er vanligvis, «Selvfølgelig har jeg det» eller «Microsoft tar seg av det.»Veeam sikkerhetskopi

Er du helt sikker?

Microsoft Office 365 er en robust, og svært funksjonell SaaS-plattform (programvare som tjeneste), som dekker behovene i mange organisasjoner på en utmerket måte. Microsofts primære fokusområde er å forvalte Office 365-infrastrukturen, og opprettholde driftstiden for brukerne sine. De gir DEG ansvaret for å sikre dataene dine.

Det hersker en klar misforståelse rundt hvor skillet går mellom Microsofts ansvar og brukernes ansvar når det gjelder beskyttelse og langsiktig oppbevaring av brukernes Office 365-data. Mulighetene for sikkerhetskopiering og gjenoppretting som Microsoft tilbyr, og hva brukerne antar at de får, er ofte forskjellige. Sett bort fra enkelte standardmessige sikkerhetstiltak i Office 365, kan det være lurt å ta en ny gjennomgang av hvor mye kontroll du har over dataene dine, og i hvilken grad du faktisk har tilgang til dem. 

Microsoft Office 365 tilbyr georedundans, som ofte forveksles med sikkerhetskopiering. En sikkerhetskopiering finner sted når en historisk kopi av data blir opprettet og deretter lagret på et annet sted. Det er imidlertid enda viktigere at du har direkte tilgang til og kontroll over sikkerhetskopien. For hvis dataene går tapt, blir slettet ved et uhell eller utsettes for angrep, er det avgjørende at du kan gjenopprette dem på en rask måte. Georedundans beskytter derimot mot nettsteds- eller maskinvarefeil, slik at hvis en infrastrukturkrasj eller et avbrudd oppstår, kan brukerne fortsette å jobbe på samme måte som før — ofte helt upåvirket av disse underliggende problemene.

Hvorfor er sikkerhetskopiering av Office 365 datene dine viktig?

Du har allerede gjort et smart valg ved å implementere Microsoft Office 365. Nå bør du finne en sikkerhetskopieringsløsning, som gir deg både full tilgang til og full kontroll over Office 365-dataene dine, slik at du unngår unødvendig risiko for tap av data.


1. Utilsiktet sletting

Veeam sikkerhetskopiHvis du sletter en bruker, uansett om det var utilsiktet eller ei, blir denne slettingen replikert i hele nettverket, sammen med slettingen av OneDrive for Business-kontoen og -postkassen.  Papirkurvene og versjonsloggene i Office 365 kan bare beskytte deg mot datatap på en begrenset måte, noe som kan gjøre en enkel gjenoppretting fra en ordentlig sikkerhetskopi til et stort problem etter at Office 365 har slettet dataene for godt, eller hvis oppbevaringsperioden har utløpt.

Det er to typer slettinger i Office 365-plattformen: midlertidig sletting og sletting for godt.
Et eksempel på midlertidig sletting er tømmingen av mappen Slettede elementer. Det blir også referert til som «Permanent slettet». I dette tilfellet er permanent ikke helt permanent, ettersom elementet fremdeles finnes i mappen Gjenopprettbare elementer. Sletting for godt, er når elementet blir merket for permanent fjerning fra postkassedatabasen. Når dette skjer, er det helt uopprettelig.

2. Forrvirring knyttet til retningslinjene for oppbevaring

Med næringslivets høye tempo i den digitale tidsalderen, følger det med ulike retningslinjer som er under kontinuerlig utvikling, blant annet for oppbevaring. Å holde tritt med dem kan være utfordrende nok, for ikke å snakke om å administrere dem. På samme måte som med midlertidig og permanent sletting, har Office 365 begrensede retningslinjer for sikkerhetskopiering og oppbevaring. Disse retningslinjene kan forebygge datatap i enkelte situasjoner, men er ikke ment å være en altomfattende løsning for sikkerhetskopiering.  

Blant annet har ikke Microsoft noen innebygget funksjonalitet for tidspunktsbasert gjenoppretting av postbokselementer. I en eventuell krisesituasjon kan en sikkerhetskopieringsløsning gjøre det mulig å tilbakestille til et tidspunkt før problemet inntraff. Det er ofte redningen. Med en sikkerhetskopieringsløsning for Office 365 kan du unngå en rekke uhyggelige overraskelser når det kommer til oppbevaring og gjenoppretting. Alt fra sikkerhetskopiering og arkivering til granulær og tidspunktbasert gjenoppretting er umiddelbart tilgjengelig, noe som gjør det raskt og enkelt å gjenopprette data. 


3. Interne sikkerhetstrusler

Veeam sikkerhetskopiNår vi tenker på sikkerhetstrusler, så tenker vi gjerne på hackere og virus. Men mange av truslene som bedrifter står overfor, kommer fra innsiden, og de er vanligere enn man skulle tro. Organisasjoner utsettes for skadelig atferd fra sine egne ansatte, både tilsiktet og utilsiktet. Tilgangen til filer og kontakter endres hyppig, så det kan være vanskelig å følge med. Det er ikke mulig for Microsoft å skille mellom en vanlig bruker, og en oppsagt medarbeider som prøver å slette viktige bedriftsdata på vei ut av døren. Andre brukere kan laste ned infiserte filer, eller lekke brukernavn og passord til nettsteder de trodde de kunne stole på — ofte helt utilsiktet. Et annet eksempel er tukling med bevis. Tenk deg en medarbeider som strategisk sletter inkriminerende e-poster, eller filer for å holde dem ute av syne for bedriftens interne kontrollorganer.


4. Eksterne sikkerhetstrusler

Veem sikkerhetskopiSkadelig programvare og virus, for eksempel løsepengevirus, har påført organisasjoner over hele verden alvorlig skade. Ikke bare står selskapets rykte på spill, men også sikkerheten til personopplysninger og andre data, både bedriftens egne og kundenes. Eksterne trusler kan snike seg inn via e-post og vedlegg, og det er ikke alltid nok å informere brukerne om hva de skal se etter, spesielt når de infiserte meldingene ser så overbevisende ut. De begrensede funksjonene for sikkerhetskopiering/gjenoppretting i Exchange Online er utilstrekkelige dersom bedriften rammes av et alvorlig angrep. Regelmessig sikkerhetskopiering sørger for at du har en separat og uinfisert kopi av dataene dine, slik at gjenopprettingen kan gjøres på en rask og effektiv måte.


5. Krav knyttet til overholdese av lover og regler

Veeam sikkerhetskopiNoen ganger må du uventet hente ut e-poster, filer eller andre typer data som følge av søksmål eller andre rettslige prosesser. Noe du aldri tenker på, før det faktisk skjer. Microsoft har et par innebygde sikkerhetsnett (rettslig sperre og oppbevaring). Men disse utgjør ikke en robust sikkerhetskopieringsløsning som kan beskytte selskapet mot juridisk trøbbel. Hvis du for eksempel ved en feiltakelse har slettet e-poster, eller dokumenter før den rettslige sperren er implementert, kan du med en sikkerhetskopieringsløsning fortsatt få dem tilbake, og på den måten sikre at du oppfyller de juridiske forpliktelsene. Kravene til overholdelse av lover og regler varierer mellom bransjer og land, men bøter, straffer og rettstvister er tre ting du uansett helst vil unngå. 


6. Håndtering av hybride e-postløsninger, og overføring til Office 365

Veeam sikkerhetskopiOrganisasjoner som tar i bruk Office 365, trenger vanligvis litt tid på å gjennomføre overgangen fra en lokal versjon av Exchange til Office 365 Exchange Online. Noen beholder til og med en liten del av det eldre systemet for å ha økt fleksibilitet og ekstra kontroll. Disse hybride e-postløsningene er vanlige, men byr likevel på en rekke administrative utfordringer.
Sikkerhetskopieringsløsningen du velger for Office 365, bør være i stand til å håndtere hybride e-postløsninger og behandle Exchange-dataene på samme måte, slik at kildeplasseringen blir irrelevant. I tillegg bør du kunne lagre dataene der du vil, enten det er lokalt, i skybasert objektlagring (f.eks. AWS S3 eller Azure Blob), eller hos en leverandør av administrerte tjenester.


7. Datastruktur i Teams

Veeam sikkehetskopiMed et økende antall som jobber eksternt blir Microsoft Teams stadig mer brukt. Det er blitt selve senteret i produktivitetsuniverset vårt. Microsoft har strukturert Teams som et brukergrensesnitt med elementer fra flere Office 365-tjenester, slik som SharePoint Online og OneDrive for Business. Denne tilnærmingen sørger for smidig kommunikasjon og samarbeid i sanntid. Du må beskytte dataene på disse stedene, men det er ikke alt du trenger å beskytte. Teams har innstillinger, konfigurasjoner og medlemskap som må beskyttes og gjøres i stand til å gjenopprette. En spesialutviklet sikkerhetskopieringsløsning gir ikke bare beskyttelse til dataene, men også innstillingene og de tilhørende sammenkoblingene mellom programmer. 

Mer enn noen gang før bruker folk Teams til prosjekter og ulike initiativer. Men når du har fullført et prosjekt, har du sannsynligvis behov for å arkivere en kopi av det avsluttede prosjektet for å overholde blant annet juridiske krav. Det som ofte skjer, er at disse Teams-filene blir slettet eller oppbevart på feil måte, noe som gjør andre filer eller viktige dokumenter utilgjengelige. 

 

Veeam

Ønsker du å bestille eller bli kontaktet, fyll inn i feltene under så hører du fra oss :-)